Datenschutzhinweise für Videokonferenzen, Telefonkonferenzen und Webinare via Zoom, Cisco Webex und Microsoft Teams

Wir, die Deutsche Energie-Agentur GmbH, möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom, Cisco Webex (Webex) und Microsoft Teams (Teams) informieren.

1. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Tools Zoom, Webex und Teams um Videokonferenzen, Telefonkonferenzen und Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“ genannt).

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Online-Meetings im Kontext vertraglicher Verpflichtungen durchgeführt werden. 

Bestehen keine vertraglichen Verpflichtungen kann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage herangezogen werden, wenn die Teilnahme auf freiwilliger Basis erfolgt.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Teilnehmerinformationen: Name, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer der Teilnehmenden.
  • Audio- und Video-Daten: Gesprochene Inhalte, Videoaufnahmen und ggf. Bildschirmfreigaben.
  • Chats und Dateien: Texte, geteilte Dateien oder Links, die im Verlauf der Sitzung versendet werden.
  • Verbindungsdaten: IP-Adresse, Geräteinformationen und Daten zu Beginn und Ende der Sitzung.

4. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Videokonferenztools, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und, soweit erforderlich, um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen in der App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

5. Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. 

Weitere Empfänger:  Die Anbieter von Zoom, Webex und Teams erhalten im Rahmen der jeweiligen Auftragsverarbeitung notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten. Dabei wird der jeweilige Anbieter nur in dem Umfang Zugang zu den Daten haben, der zur Erbringung des entsprechenden Dienstes erforderlich ist.

6. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom, Webex und Teams sind Dienste, der die von Anbietern aus den USA erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom, Webex und Teams einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Ferner sind die Anbieter nach dem sog. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner mit den Anbietern die Konfigurationen so vorgenommen, dass für die Durchführung von Online-Meetings nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden. 

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter der Datenschutzerklärung des jeweiligen Dienstleisters:

Alle Informationen zum allgemeinen Umfang mit Ihren Daten und Ihren Rechten finden sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

 
Bundesministerium für Wirtschaft und Energie